為搞(gao)好總(zong)隊的公(gong)文(wen)寫作和公(gong)文(wen)處(chu)(chu)理工作，根據國務(wu)院辦公(gong)廳《國家行政機關(guan)公(gong)文(wen)處(chu)(chu)理辦法》、中材集團(tuan)公(gong)司(si)《關(guan)于(yu)公(gong)文(wen)處(chu)(chu)理的若干(gan)規(gui)定(ding)(ding)》和總(zong)隊《關(guan)于(yu)公(gong)文(wen)處(chu)(chu)理若干(gan)規(gui)定(ding)(ding)》的有關(guan)原則。現對總(zong)隊常用的公(gong)文(wen)文(wen)種(zhong)制定(ding)(ding)如(ru)下細則。

　　第一章 請 示

　　第一(yi)條 下(xia)級機關向上級機關請(qing)求指示(shi)或批準的呈請(qing)性、期復(fu)性的公文是請(qing)示(shi)，某級單位(wei)遇(yu)到(dao)下(xia)列情形之一(yi)的，應需制作請(qing)示(shi)公文：

　　(一)涉及方針(zhen)、政策界(jie)限等方面的重大問題，需要上級(ji)給予(yu)明確(que)、具體的解釋;

　　(二(er))工(gong)作中(zhong)遇(yu)到問題和困難，需(xu)要上級給予指示、支持;

　　(三)在工作中遇(yu)到新(xin)情況、新(xin)問題(ti)而無章可循，需(xu)要上級給予指明(ming);

　　(四)工(gong)作中單位(wei)之(zhi)間意(yi)見分歧，無法統一執(zhi)行，需上級做出(chu)裁決;

　　(五)按(an)規定應當請示并須(xu)批復的問題。

　　第二條 請示的結構一般由發文字號、標(biao)題、主送機關、正文、署名(ming)和發文時間(jian)等幾個部(bu)門組(zu)成。

　　(一)標題：寫(xie)明(ming)發文(wen)(wen)機(ji)關(guan)，事由和文(wen)(wen)種三部分，應包(bao)括(kuo)：發文(wen)(wen)機(ji)關(guan)+關(guan)聯詞(關(guan)于)+發文(wen)(wen)事由+結構助詞(的)+文(wen)(wen)種(請示)。文(wen)(wen)種一定要寫(xie)“請示”，凡寫(xie)“申請”、“要求”、“請求”、“請示報(bao)告”等都不對，上級(ji)機(ji)關(guan)可不予受理。

　　(二)主(zhu)送(song)(song)(song)機(ji)關(guan)(guan)：請示的(de)(de)主(zhu)送(song)(song)(song)機(ji)關(guan)(guan)只有(you)一個，不得主(zhu)送(song)(song)(song)個人(ren)。要(yao)根據請示事(shi)項選擇準確的(de)(de)主(zhu)送(song)(song)(song)機(ji)關(guan)(guan)，請示的(de)(de)主(zhu)送(song)(song)(song)只有(you)上(shang)(shang)級領(ling)導機(ji)關(guan)(guan)和(he)上(shang)(shang)級業務指導機(ji)關(guan)(guan)。主(zhu)送(song)(song)(song)機(ji)關(guan)(guan)必須是(shi)直接上(shang)(shang)級機(ji)關(guan)(guan)。

　　(三)正文：一般由三個部(bu)分組成：一是(shi)(shi)請(qing)(qing)(qing)示(shi)(shi)的(de)(de)原因。陳述(shu)情況、闡述(shu)理由，一方(fang)面要(yao)(yao)(yao)講清(qing)申辦事項(xiang)的(de)(de)重要(yao)(yao)(yao)性，另一方(fang)面也要(yao)(yao)(yao)講清(qing)已具備的(de)(de)條件及辦理的(de)(de)可能(neng)性，最后用“為(wei)此、特(te)(te)作請(qing)(qing)(qing)示(shi)(shi)如下(xia)(xia)”、“為(wei)此，請(qing)(qing)(qing)示(shi)(shi)如下(xia)(xia)”過渡到下(xia)(xia)部(bu)分。二是(shi)(shi)請(qing)(qing)(qing)示(shi)(shi)的(de)(de)事項(xiang)。這部(bu)分要(yao)(yao)(yao)講清(qing)楚請(qing)(qing)(qing)示(shi)(shi)的(de)(de)是(shi)(shi)什么，即請(qing)(qing)(qing)示(shi)(shi)要(yao)(yao)(yao)求(qiu)。要(yao)(yao)(yao)明(ming)確(que)寫明(ming)要(yao)(yao)(yao)求(qiu)指示(shi)(shi)、批(pi)(pi)準、解答的(de)(de)是(shi)(shi)什么事項(xiang)。三是(shi)(shi)結尾(wei)語(yu)。以簡短的(de)(de)文字概括請(qing)(qing)(qing)示(shi)(shi)的(de)(de)要(yao)(yao)(yao)求(qiu)，目的(de)(de)要(yao)(yao)(yao)肯定(ding)，語(yu)氣要(yao)(yao)(yao)謙和(he)。多用“特(te)(te)此請(qing)(qing)(qing)示(shi)(shi)，請(qing)(qing)(qing)予批(pi)(pi)準”、“以上(shang)要(yao)(yao)(yao)求(qiu)，請(qing)(qing)(qing)予審(shen)批(pi)(pi)”、“以上(shang)請(qing)(qing)(qing)示(shi)(shi)，請(qing)(qing)(qing)予批(pi)(pi)復”等語(yu)。

　　第三(san)條 請示要(yao)一文一事(shi)，請求批轉的也必須就一項工作提出，不可數事(shi)混雜。

　　第二章 報 告

　　第(di)四條 向上(shang)級機(ji)關匯報工(gong)作、反映情況(kuang)、提(ti)出意見或(huo)建議、答復上(shang)級機(ji)關詢問的公(gong)文是報告。

　　報(bao)告(gao)是上行文，只向自己單位(wei)的(de)直接上級發出(chu)。報(bao)告(gao)是陳述(shu)性公(gong)文，以具體的(de)事(shi)實和確切的(de)數(shu)據為匯報(bao)的(de)主(zhu)要內容(rong)。表達方式是敘述(shu)、直陳其事(shi)。

　　第五條 凡有下列目的或情(qing)況之一，下級單位應主動報告;

　　(一)為(wei)及時(shi)或定期得到上級指導(dao)，以便更有(you)效(xiao)地按照上級意圖展開(kai)工作(zuo);

　　(二)在工作過程中發生重大情況或特殊問題;

　　(三(san))已完成上(shang)級交辦或(huo)布(bu)置的事項;

　　(四)答復上級機(ji)關的查詢;

　　(五(wu))向上(shang)級抄(chao)報文(wen)件、報送物件。

　　第六(liu)條 報(bao)告(gao)結(jie)構由發(fa)文(wen)字(zi)號、標題、主送機關、正文(wen)、署名和成文(wen)時(shi)間(jian)組成。

　　(一)標題：報(bao)告(gao)的(de)(de)標題必須由(you)“三要素(su)”組(zu)成即：制發機關、事由(you)、報(bao)告(gao)。如果報(bao)告(gao)的(de)(de)事項很緊迫，為引起上級機關的(de)(de)重視和盡(jin)快采(cai)取(qu)措施(shi)，可在(zai)報(bao)告(gao)前加上“緊急”二字。

　　(二)主(zhu)(zhu)送(song)機(ji)關(guan)：所有報告(gao)必須有主(zhu)(zhu)送(song)機(ji)關(guan)。主(zhu)(zhu)送(song)機(ji)關(guan)必須是(shi)自(zi)己的領導機(ji)關(guan)或(huo)業(ye)務指導機(ji)關(guan)，不能送(song)給領導個人。

　　(三)正文(wen)(wen)：報告(gao)的正文(wen)(wen)因報告(gao)的用途(tu)不(bu)同(tong)而(er)有所不(bu)同(tong)，多(duo)數(shu)報告(gao)的正文(wen)(wen)分為兩部分。

　　1、事由：這(zhe)部(bu)分(fen)主要(yao)(yao)是(shi)直(zhi)陳其事，把情(qing)況(kuang)及(ji)前因后果(guo)寫清楚，必要(yao)(yao)時有(you)情(qing)況(kuang)及(ji)數據的(de)比較。

　　2、事(shi)項：寫(xie)工作(zuo)步驟(zou)、措施、效果，也可(ke)以(yi)寫(xie)工作(zuo)意見、建議或應注意的問題。

　　在報告事(shi)項(xiang)的最后，單獨成段的結(jie)束語可寫：“特此(ci)報告”、“專(zhuan)此(ci)報告”，后面不(bu)用(yong)任(ren)何標點(dian)符號。

　　第三章 通 知

　　第七條 用(yong)于發布規(gui)章制度(du)、辦法、規(gui)定時用(yong)命(ming)令性通知(zhi)。命(ming)令性通知(zhi)的篇幅(fu)一(yi)般(ban)較短，由發文字號、標(biao)題、主送單(dan)位(wei)、正文、印章和(he)成文時間幾部分構成。

　　第八條 用(yong)于布置(zhi)工作(zuo)、發(fa)出(chu)指示時用(yong)指示性通知(zhi)。寫作(zuo)內(nei)容多涉(she)及(ji)(ji)原則性要(yao)求(qiu)，格式結構由(you)發(fa)文(wen)字號、標題(ti)、主(zhu)送單位、正文(wen)、署名(ming)及(ji)(ji)成(cheng)文(wen)時間幾部分組成(cheng)。指示性通知(zhi)正文(wen)篇(pian)幅(fu)一般較長(chang)，在層(ceng)交上要(yao)求(qiu)清(qing)楚、論述有序，在內(nei)容上要(yao)求(qiu)分別闡明(ming)“為(wei)什么做”“做什么” “怎(zen)么做”這三個問題(ti)。

　　第九(jiu)條 上級機(ji)關轉(zhuan)發下(xia)級機(ji)關的通知是批(pi)(pi)轉(zhuan)性通知。結構(gou)上由發文字(zi)號、標題、主送機(ji)關、正文、署(shu)名和成文時間幾部分(fen)組(zu)成。要求在正文里突出三層(ceng)意見(jian)：一(yi)是表(biao)明態度，二是做出批(pi)(pi)示，強(qiang)調(diao)工作的意義，三是結合(he)批(pi)(pi)轉(zhuan)的公文提(ti)出具體要求或工作指導。

　　第十條 下級(ji)機關轉發上(shang)(shang)級(ji)機關或不相(xiang)隸(li)屬機關的公文是轉發性通知。在結(jie)構上(shang)(shang)與批(pi)轉性通知相(xiang)同，但它在內容上(shang)(shang)不要求有批(pi)示。

　　第(di)十一條 內容(rong)(rong)涉及日常(chang)工作事項(xiang)，如布置(zhi)工作、溝通(tong)情況(kuang)，設置(zhi)新機構，人事任(ren)免等(deng)是(shi)(shi)一般(ban)(ban)事務性通(tong)知。這類通(tong)知的(de)(de)正文(wen)主要(yao)包括三(san)個內容(rong)(rong)：一是(shi)(shi)發文(wen)緣由(you)，主要(yao)交代發文(wen)的(de)(de)目的(de)(de)、意義、依據;二是(shi)(shi)通(tong)知事項(xiang)或是(shi)(shi)提出(chu)執(zhi)行要(yao)求(qiu)。一般(ban)(ban)采用分條列項(xiang)方式寫(xie)作，要(yao)求(qiu)按事物的(de)(de)聯(lian)系(xi)和特點分類排隊，逐一講(jiang)請(qing);三(san)是(shi)(shi)執(zhi)行要(yao)求(qiu)，一般(ban)(ban)用“望認真貫徹執(zhi)行”“望遵照執(zhi)行”等(deng)語句表示。還有的(de)(de)寫(xie)上第(di)四點，即結束語，規范的(de)(de)是(shi)(shi)“特此通(tong)知”。

　　第十二條 知照某一會(hui)(hui)(hui)議(yi)時間、地點及(ji)(ji)要(yao)(yao)求的通(tong)知是會(hui)(hui)(hui)議(yi)通(tong)知。這類通(tong)知應用(yong)廣泛，行文方向也不確定，寫法靈活，但正文要(yao)(yao)求對會(hui)(hui)(hui)議(yi)有關(guan)事項，如(ru)：會(hui)(hui)(hui)議(yi)召開的原因、主辦單位(wei)、會(hui)(hui)(hui)議(yi)名稱(cheng)、會(hui)(hui)(hui)議(yi)安排及(ji)(ji)會(hui)(hui)(hui)議(yi)要(yao)(yao)求等(deng)要(yao)(yao)交待清楚(chu)。

　　第十三(san)條(tiao) 通(tong)知(zhi)(zhi)的(de)(de)(de)標(biao)題(ti)要具備三(san)個要素，即發(fa)文(wen)機(ji)關(guan)(guan)、事(shi)由和文(wen)種(zhong)(zhong)三(san)個部分。一(yi)(yi)(yi)般(ban)地說，一(yi)(yi)(yi)個通(tong)知(zhi)(zhi)的(de)(de)(de)完整標(biao)題(ti)為(wei)：發(fa)文(wen)機(ji)關(guan)(guan)+關(guan)(guan)聯(lian)詞(關(guan)(guan)于(yu))+發(fa)文(wen)事(shi)由+結構助詞(的(de)(de)(de))+文(wen)種(zhong)(zhong)(通(tong)知(zhi)(zhi))，使用(yong)單位紅頭文(wen)件紙印刷的(de)(de)(de)，其(qi)標(biao)題(ti)的(de)(de)(de)發(fa)文(wen)機(ji)關(guan)(guan)可以省略。在(zai)日(ri)常工作(zuo)(zuo)中(zhong)(zhong)要特別(bie)注意批(pi)轉(zhuan)和轉(zhuan)發(fa)性通(tong)知(zhi)(zhi)標(biao)題(ti)的(de)(de)(de)制作(zuo)(zuo)，一(yi)(yi)(yi)是這類(lei)標(biao)題(ti)中(zhong)(zhong)只能有一(yi)(yi)(yi)個介詞“關(guan)(guan)于(yu)”，即“關(guan)(guan)于(yu)”只能出現一(yi)(yi)(yi)次(ci)(例如《轉(zhuan)發(fa)<關(guan)(guan)于(yu)加強在(zai)京單位人防工作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)通(tong)知(zhi)(zhi)>等有關(guan)(guan)文(wen)件的(de)(de)(de)通(tong)知(zhi)(zhi)》)即是。二(er)是當以通(tong)知(zhi)(zhi)批(pi)轉(zhuan)、轉(zhuan)發(fa)通(tong)知(zhi)(zhi)時，為(wei)減少(shao)層次(ci)，避免不(bu)必要的(de)(de)(de)重(zhong)復(fu)，可直接引用(yong)原通(tong)知(zhi)(zhi)標(biao)題(ti)。如《關(guan)(guan)于(yu)加強在(zai)京中(zhong)(zhong)央(yang)企業人防工作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)通(tong)知(zhi)(zhi)》。

　　第十四條 主送機關(guan)，如果是普發性的(de)通知，應(ying)按行文(wen)(wen)關(guan)系列出(chu)每(mei)一類(lei)受文(wen)(wen)者;如是專發性的(de)通知，則要寫清機關(guan)的(de)全(quan)稱，個人要用(yong)職務(wu)或(huo)職稱做稱謂。

　　第四章 函

　　第十五條 機關(guan)之間相互商洽工作、詢問和答(da)復問題、向(xiang)有關(guan)主管部門請求(qiu)批準等事項的(de)公文(wen)稱函。

　　函(han)有(you)公(gong)函(han)、私函(han)、便函(han)之分。做為公(gong)文種類的函(han)僅(jin)指(zhi)公(gong)函(han)，類似公(gong)務信件。函(han)是機關(guan)公(gong)文種類中唯一能發平行(xing)文、上(shang)行(xing)文和下(xia)行(xing)文的文種。任(ren)何機關(guan)團(tuan)體、單位都可(ke)以制發。

　　第十六條 函(han)對(dui)受文(wen)單位不具(ju)有(you)法規的(de)(de)約束力和強(qiang)制性(xing)，而如果是(shi)向有(you)關主(zhu)管部門請求批準的(de)(de)函(han)及有(you)關部門的(de)(de)復(fu)函(han)，則此事的(de)(de)函(han)和復(fu)函(han)就代行(xing)(xing)了“請示”與“批復(fu)”的(de)(de)功能，這種函(han)對(dui)主(zhu)要(yao)受文(wen)單位具(ju)有(you)指(zhi)示性(xing)，主(zhu)要(yao)收(shou)文(wen)單位要(yao)遵照辦理、執行(xing)(xing)。

　　第十七條 函的結(jie)構一(yi)般由發文字號、標題、主送機關、正文、署名和日期(qi)幾個(ge)部分組成。

　　(一)標(biao)題：使用國家行政(zheng)機關公文和正式標(biao)題即制發機關、事(shi)由、文種三要素組成的示題。不能以(yi)“函(han)(han)”、“復函(han)(han)”來代替標(biao)題。

　　(二)主送(song)機關：一般情況，只主送(song)一個單位。

　　(三)主文：在(zai)函(han)(han)(han)(han)的(de)正文里，開頭要說明發(fa)函(han)(han)(han)(han)原(yuan)因或講清情(qing)況，或引(yin)述對(dui)方來文作引(yin)言;正文主體說明發(fa)函(han)(han)(han)(han)所聯系、商洽、詢問、請求(qiu)或答復(fu)的(de)事情(qing)，提(ti)出(chu)要求(qiu)或解答對(dui)方的(de)詢問，指出(chu)解決的(de)辦(ban)法(fa)，有(you)的(de)還(huan)提(ti)出(chu)處(chu)理意見;結(jie)尾要根據函(han)(han)(han)(han)的(de)內容(rong)，可有(you)可無，有(you)的(de)多用習慣結(jie)尾語(yu)，如“持此(ci)函(han)(han)(han)(han)告(gao)”、“特此(ci)函(han)(han)(han)(han)復(fu)”、“特此(ci)函(han)(han)(han)(han)詢，請復(fu)”等。